Schwerpunkt
Schwerpunkt Personalarbeit im Wandel der Zeit Eine Reflexion von Personalleiterin Nicole Syré Neulich im Bewerbungsgespräch fragte mich ein Bewerber „Wann ist für Sie ein Personaler ein guter Personaler?“. Die Frage ist mir lange noch nachgeklungen. Am meisten beschäftigt hat mich die Frage: Was wäre die Antwort vor 20 Jahren gewesen, in der Gegenwart und in der Zukunft? Denn eines ist klar: Das Berufsbild, die Aufgaben und Anforderungen an die Personalabteilungen unterstehen einem permanenten Wandel. Konnten wir uns früher vor Bewerbern kaum retten, müssen wir uns heute verstärkt mit dem Thema auseinandersetzen, wie wir Mitarbeiter gewinnen und binden. Über effiziente Prozesse und ein papierloses Büro haben wir uns früher wenig Gedanken gemacht – heute hält die Digitalisierung Einzug in alle Arbeitsbereiche. Datenschutz, Diversity, Nachhaltigkeit und Automatisierung sind von der Agenda einer Personalabteilung nicht mehr wegzudenken. Es sind wenig Themen, die innerhalb dieser Abteilung über die Jahre konstant geblieben sind – aber die Rolle der Personalabteilung hat sich im Grund nicht verändert. Nicht jeder verbindet seine besten Momente im Leben mit der Personalabteilung. Den ersten Stress hat man wahrscheinlich schon vor dem Vorstellungsgespräch. Der größte Teil unserer Arbeit besteht darin zu vermitteln, zu verwalten, zu organisieren, abzuwickeln und zuzuhören. Wir sind allen gegenüber verpflichtet – Mitarbeitenden, der Unternehmensphilosophie und der Geschäftsleitung. Unsere Tage sind nur begrenzt planbar, wir Nicole Syré leben sozusagen „von der Hand in den Mund“ und versuchen, den Spagat hinzubekommen zwischen Mitarbeitenden, Arbeitsrecht und dem vorgegebenen Budgetrahmen. Gute Personaler schaffen den zufriedenstellenden Kompromiss für alle Seiten ohne Ungerechtigkeit. Personalarbeit bei der Stiftung Liebenau Zeitreise durch vier Epochen vor dem Jahr 2000 Der Kontakt zu Mitarbeitenden, Leitungen und Kollegen in anderen Personalabteilungen lief meist persönlich, telefonisch oder postalisch. E-Mails spielten eine untergeordnete Rolle. Antworten dauerten nicht selten vier bis sechs Tage. Zur elektronischen Datenübermittlung stand ein Fax-Gerät zur Verfügung. Spezielle Personal-Software gab es kaum, außer einem Gehaltsabrechnungsprogramm, einem Finanzbuchhaltungsprogramm und den damals zur Verfügung stehenden MS Office-Anwendungen. Was heute kurz einmal „gegoogelt“ werden kann, musste aufwendig in Büchern oder Ordnern recherchiert werden, 18 anstifter 2 | 2023
Schwerpunkt um auf dem neuesten Stand der Rechtsprechung und Gesetzgebung zu sein. Personalgewinnung war kein Problem, da es mehr Bewerber als offene Stellen gab. Die Fluktuation und die mit einem Personalwechsel verbundenen Aufgaben waren deutlich weniger. Heidrun Homeister, Martina Müller, Gunther Schmitz während der Coronapandemie Von heute auf morgen begann die Arbeit im Homeoffice. Alle brauchten Laptops, einen VPN-Zugang, ein Softphone mit Headset und Microsoft-Teams. Büros durften nur mit einer Person besetzt sein. Anstelle von kurzen Absprachen „über den Schreibtisch“ wurde eine wöchentliche Teams-Rücksprache eingeführt. Der persönliche Kontakt wurde durch Videokonferenzen gehalten. Einstellungsprozesse und Einarbeitungsphasen fanden ausschließlich über Teams statt. Aufgrund der außergewöhnlichen Situation kamen zusätzliche Aufgaben rund um die Personalverwaltung hinzu: Bisher unbekannte Themen wie Kurzarbeit oder die Coronaerstattungen waren auf einmal Hauptbestandteil unserer täglichen Arbeit. Während dieser Zeit wurden viele neue Projekte wie die Digitalisierung der Personalakte realisiert und die tägliche Personalarbeit wurde neu definiert. Isabel Gröschl, Jasmin Schiele 2023 „Werden wir alle Änderungen für diesen Monat ins System 2023 eingepflegt bekommen?“ „Der eine Kollege ist drei Wochen im Urlaub, der andere befindet sich auf Fortbildung und wieder sind es Änderungen ohne Ende, die noch alle gepflegt werden müssen, etliche Neueinstellungen und Austritte. Was muss noch im System neu programmiert, eingerichtet oder eingespielt werden, um die aktuellen Tarifänderungen, Inflationsausgleichsprämien sowie ständige Gesetzesänderungen richtig und korrekt abzurechnen? Fragen, die wir uns Monat für Monat wieder stellen. Was kann optimiert, digitalisiert und generell verbessert werden, um noch effizienter zu arbeiten? Diesen Monat müsste es ruhiger werden: nicht viele Neueinstellungen, keine Besonderheiten – wir müssten gut durchkommen, alles schaffen. Dann kommt doch noch der Anruf: „Wäre es noch möglich den einen Eintritt zu erfassen, damit der Mitarbeiter noch Gehalt bekommt, die Zusage war sehr kurzfristig.“ Direkt nach der Monatsabrechnung kurzes Aufatmen, „Yes, alles termingerecht erledigt“ und schon beginnt sich das „Hamsterrad“ erneut zu drehen… Alles wieder auf Anfang. Claudia David Blick in die Zukunft – um 2030 Lässt man ChatGPT einen Bericht über Personalarbeit im Jahr 2028 schreiben, so lautet dieser folgendermaßen: „Die fortschreitende Automatisierung und der Einsatz von KI werden die Personalabteilung in vielerlei Hinsicht beeinflussen. Routineaufgaben wie Bewerber-Tracking, Zeiterfassung und Berichterstattung werden weitgehend automatisiert, wodurch die Mitarbeiter der Personalabteilung mehr Zeit für strategische Aufgaben wie Talentmanagement, Mitarbeiterentwicklung und Organisationsplanung haben. KI-gestützte Analysen werden dabei helfen, datengesteuerte Entscheidungen zu treffen, sei es bei der Identifizierung von Engpässen im Fähigkeitsmanagement oder bei der Vorhersage von Fluktuationstrends.“ Wir haben folgende Utopie: Wir stempeln uns über unsere Geschäftshandys ein und bekommen direkt freie Arbeitsplätze angezeigt. Die Anfragen in unseren digitalen Posteingängen sind bereits sortiert, weil der selbstständig lernende Chatbot die meisten Fragen beantworten konnte und diese bereits ausgefiltert sind. Das angesetzte Projektmeeting startet daher pünktlich und digital. Die VR-Brille ermöglicht es mit den Kolleginnen und Kollegen, die sich physisch an unterschiedlichen Orten befinden, in einem virtuellen, für mich aber realistisch wirkenden Raum zusammenzuarbeiten. Die Check-in-Methode zu Beginn des Termins hilft mir dabei im Thema anzukommen, mich voll und ganz darauf zu konzentrieren und vorherige Aufgaben und Nebenkriegsschauplätze für diese Zeit auszublenden. Wir erzielen damit innerhalb der vorgesehenen Zeit sehr zielführende Ergebnisse und haben eine klare Agenda für die nächsten Schritte. Ich erwache aus meiner Utopie und denke, wenn die Zukunft doch nur so aussehen würde, wie ChatGPT das ankündigt. Feststeht aber: Spontanes und Unvorhergesehenes wird es voraussichtlich immer geben, aber unter anderem genau das macht den Job des Personalers heute und in Zukunft abwechslungsreich und spannend. Sandra Kasack, Katharina Rief anstifter 2 | 2023 19
